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Garantia de peças e durabilidade: como reduzir custos no estoque

Ter o controle da garantia de peças e durabilidade no dia a dia de uma empresa de transportes é uma tarefa que faz parte da rotina dos responsáveis pelo estoque de peças. A garantia em si diz respeito ao cumprimento da durabilidade que o fornecedor alegou que a peça tem.

Se, no entanto, no ato da substituição de uma peça, é acusado que ela não durou pelo tempo e quilometragem prometidos, há algo errado! Geralmente a primeira pessoa a conseguir identificar isso é o responsável pelo almoxarifado. Mas quando a empresa tem todos os setores integrados, é possível que todos os funcionários do setor tenham acesso às informações, o que beneficia o andamento geral da operação.

É de extrema importância que os dados dos fornecedores e a garantia de peças e durabilidade sejam catalogados de maneira que estejam ao alcance da mão quando for necessário. Porque somente assim será possível gerar um laudo para apresentar ao fabricante em caso de substituição da peça ser feita antes do tempo previsto.

Controle sobre a garantia de peças e durabilidade

Para que a garantia de peças e durabilidade estejam feitas de maneira organizada para facilitar o fluxo da operação na manutenção é importante que sejam catalogadas no momento em que a compra é feita junto ao fornecedor comprovantes de garantia.

A empresa deve registrar no momento em que a peça entra no estoque junto à nota, lote e quantidade. Assim, quando for preciso retirar a peça do estoque para ser utilizada na manutenção da frota será possível saber se a durabilidade da peça estava dentro da garantia ou não.

Caso a peça esteja dentro da garantia de durabilidade, é possível requerer junto ao fabricante que a mesma seja substituída sem custos para a empresa de transporte, uma vez que não cumpriu a expectativa da garantia ou até mesmo reembolso do valor.

Mas para que todo esse processo seja feito de maneira fluída e rápida, existe uma cadeia de outros processos que interferem na agilidade sobre a garantia de peças e durabilidade, que geralmente começam bem anteriormente ao momento da manutenção da frota em si.

Uma empresa que faz o controle de almoxarifado, financeiro e de manutenção de modo manual, anotando em caderninhos de controle, por exemplo, tem muito mais dificuldade em realizar esse controle. Por isso, é fundamental que a empresa possua um sistema ERP para atuar como facilitador das operações.

Vale lembrar que algumas garantias tem inclusive um período estendido, a depender das negociações feitas com os fornecedores. Nesse caso, é possível também incluir essa extensão lançando-a no sistema ERP da empresa. Dessa forma os setores do backoffice ficam cientes da extensão.

Controle sobre as garantias VS Receita

Ter esse controle sobre as garantias de peça e durabilidade pensando em um futuro de médio e longo prazo acaba gerando mais receita para empresa, afinal de contas, podendo fazer laudos para os fornecedores quando as peças não correspondem ao que foi prometido, e a empresa repondo o valor dessa peça, ou a peça em si, que teve de ser trocada dentro da garantia evita-se a compra de mais peças. No final do mês isso significa uma economia grande, pois, como sabemos, um dos maiores custos de uma empresa de transporte ocorre exatamente na manutenção.

Em casos mais graves, quando a recorrência da manutenção para troca de peças é muito grande, é possível inclusive repensar e decidir encerrar a parceria com o fornecedor. Garantias de peça e durabilidade quando não são de boa qualidade acabam se tornando um furo no encanamento do caixa da empresa, pois, pode acarretar em paralisação da frota, por exemplo, pior desempenho do veículo, etc.

Risco de fraude

Conforme já foi apontado, existem ainda muitas empresas que realizam o controle das garantias e durabilidade das peças de maneira arcaica, manualmente. Isso significa que essas peças são anotadas basicamente em papel. O que, infelizmente, deixa a empresa suscetível à fraudes internas.

Dificilmente sem um sistema ERP de integração de setores é possível ter dados como os de quilometragem do veículo usando determinada peça para poder afirmar se a mesma encontrava-se na garantia no momento da troca. É preciso pensar em um sistema ERP cujos módulos contemplem a necessidade de controle de manutenção, almoxarifado, financeiro, etc com comunicação constante e em tempo real.

Infelizmente, é possível que os funcionários vendam as peças que entravam no estoque por estarem em garantia, também não é incomum que os funcionários façam o recall para o fornecedor e alegam que a peça não foi reposta para que possam vender a peça no mercado clandestino. O controle em si não é algo difícil de ser feito. Mas fraudes são um risco que se corre quando não há um controle robusto sobre as garantias e durabilidade das peças.

Sistema ERP

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning e a maioria das empresas já possuem. Um sistema ERP funciona como um integrador de todos os setores backoffice da empresa.

Existem diferentes tipos de empresas de transporte. Cada uma delas possui suas necessidades, independente do tipo de operação. Desde as empresas de fretamento e transporte até as empresas de carga e transporte de passageiros. E todas elas necessitam adotar um sistema ERP para modernizar a gestão, pois o controle manual já caiu em desuso.

O sistema ERP da Praxio possui gestão financeira e de pessoal, além de toda a gestão da operação e da frota, bem como integrações para controle de vendas de passagem e transporte de encomendas pelo bagageiro.

A Praxio é uma empresa especialista na tecnologia para o setor há mais de trinta anos no mercado. Converse com um de nossos consultores e conheça nossas soluções para o controle e garantia de peças e durabilidade. Venha para a Praxio!