A obrigatoriedade do eSocial já chegou para um grande número de empresas, mas muitas ainda não estão adaptadas aos novos procedimentos. O sistema está sendo implementado em fases que começaram em janeiro de 2018 e vão até julho de 2019, dependendo do tipo e do faturamento da empresa.

De qualquer maneira, ele eventualmente será obrigação em empresas privadas e públicas de todos os portes. Ou seja, o tema definitivamente não pode ficar de fora das pautas do seu negócio.

O eSocial visa descomplicar o envio de obrigações fiscais e trabalhistas e vai aliviar bastante a rotina dos setores tributários, de recursos humanos, jurídico e financeiro. Essas vantagens, no entanto, dependem de uma boa implementação do eSocial nos processos da empresa.

Você quer saber como conduzir a adaptação ao eSocial da melhor forma possível na sua empresa? Então, acompanhe estas dicas!

A importância da adequação ao eSocial

O eSocial permite a prestação de informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias em um sistema único, garantindo mais transparência aos negócios. As entidades do governo envolvidas no sistema são a Receita Federal, a Caixa Econômica Federal, o Ministério do Trabalho e a Secretaria da Previdência Social.

Dados trabalhistas, de folha de pagamento, de contribuições sociais, de saúde e segurança do trabalho, entre outros, agora ficarão concentrados num mesmo lugar. O sistema substitui 15 obrigações que antes deveriam ser feitas de forma separada.

Por um lado, isso significa que a empresa terá o seu trabalho reduzido. No passado, uma mesma informação tinha que ser submetida em diferentes declarações, gerando um trabalho maior.

Por outro lado, o eSocial também significa que os órgãos do governo agora têm acesso conjunto aos dados da empresa e certamente trabalharão ainda mais para detectar irregularidades e erros. Isso significa que o eSocial demanda também que as empresas se organizem mais e prestem informações 100% corretas.

Como conduzir o processo corretamente

Veja 5 atitudes que você precisa tomar para garantir que a sua empresa esteja adaptada e consiga usar o eSocial de forma eficiente!

Eleja um representante de cada área afetada

Não são apenas os órgãos públicos envolvidos no eSocial que precisam se unir para gerir os dados em conjunto. Dentro da sua empresa, todas as áreas afetadas também precisam trabalhar de forma integrada para garantir a consistência dos dados que serão repassados.

Para isso, eleja um representante de cada área (financeiro, tributos, TI, RH etc.) para formar um comitê de integração para o eSocial. Essas pessoas devem se reunir regularmente para alinhar os desafios e necessidades de cada área, além de serem os pontos de referência para os demais integrantes do time.

Conheça o sistema e treine a equipe

Outro ponto importante é o treinamento da equipe para que os representantes conheçam profundamente os requisitos técnicos e legais do eSocial, os prazos, os procedimentos e todos os detalhes a respeito das novas obrigações.

Os representantes de cada área devem ser os maiores conhecedores, mas não apenas eles precisam ser treinados. Todos os colaboradores que vão lidar com o sistema precisam receber instruções precisas sobre suas novas atribuições.

Faça um levantamento dos sistemas e dados da empresa

O eSocial visa unificar dados e simplificar o envio deles, o que é excelente para as empresas. Para que isso funcione, você precisa ter total controle de todos os sistemas da sua empresa e dos dados contidos neles.

Para começar a usar o eSocial, você precisará checar o cadastro da sua empresa e de cada um dos funcionários e corrigir qualquer irregularidade. Com a unificação, fica mais fácil para os órgãos fiscalizadores detectarem irregularidades e inconsistências.

Por isso, essa é a hora de eliminá-las. Certifique-se de conhecer as fontes de dados e de garantir que todos os sistemas da empresa estejam atualizados de acordo com a legislação vigente.

Mapeie e otimize os processos

Depois de ter certeza que seus dados são confiáveis e calculados corretamente, lembre-se também de mapear os processos e elaborar procedimentos padrões. Disponibilize documentos com orientações que garantam processos unificados em toda a empresa.

Não se esqueça, ainda, de atualizar os procedimentos sempre que forem identificadas oportunidades de melhoria.

Adapte sua empresa para realizar procedimentos digitais de forma eficiente

Por fim, você deve ter percebido que o sucesso do eSocial, assim como muitos outros aspectos dos negócios, é altamente dependente de um bom uso de dados nos sistemas da empresa.

Processos manuais ou dados espalhados em dezenas de sistemas diferentes não condizem com a nova realidade. A capacidade de realizar processos digitais com confiabilidade, rapidez e segurança também chegou a essa área das corporações.

Se você quer que a sua empresa tenha uma adaptação completa ao eSocial e consiga aproveitar as vantagens dessa mudança, aposte na digitalização dos processos e na tecnologia para unificar dados e elevar a confiabilidade deles.

Quer uma ajudinha com os seus processos internos e a emissão do eSocial? Entre em contato conosco e veja como podemos lhe ajudar!