A tecnologia trouxe inúmeros avanços à gestão de transportes. O investimento em um sistema capaz de reduzir os desafios operacionais é sempre uma decisão inteligente. Quanto a isso, não há dúvidas. A questão é saber qual a melhor solução para a gestão de transportes: um ERP ou um gestor de frota?

Os dois sistemas ajudam o gestor a controlar melhor os gastos, a manutenção, as receitas, a produtividade, a eficiência dos serviços e outros aspectos importantes para o sucesso da operação. Felizmente, a tecnologia na gestão de transportes modificou a forma de pensar e expandir negócios no segmento. Não por acaso, muitas ofertas de soluções em tecnologia surgiram no mercado.

O problema é que, com tanta oferta, é essencial focar naquelas que são direcionadas ao setor de transportes para garantir que demandas específicas sejam supridas. Além de melhorar o controle e a produtividade, reduzir prejuízos, evitar retrabalhos e facilitar o planejamento, é certo que a tecnologia é um fator de segurança da informação na gestão de transporte.

Com o uso das ferramentas certas, as operações se tornam mais seguras e têm seu potencial competitivo elevado. Para ajudar na decisão entre um ERP ou um gestor de frotas, preparamos este artigo com as diferenças básicas de cada sistema, suas vantagens e desvantagens e como escolher a solução mais adequada ao negócio. 

Que a tecnologia é a grande aliada da gestão de transportes nós já sabemos. Resta apenas escolher a melhor: ERP, gestor de frotas ou os dois em integrados em uma única ferramenta?

O que faz um ERP?

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning ou, em português, planejamento de recursos empresariais. O uso desse tipo de sistema na gestão de transportes tem como objetivo organizar todas as informações sobre as diversas áreas da empresa em único lugar.

Geralmente, o ERP contém módulos que abrangem todos os setores. Lançamento de notas fiscais, despesas com folha de pagamento, contas a receber, inventário, controle financeiro, estoque e assim por diante. No caso de um ERP desenvolvido especificamente para a área de transportes, ainda há módulos de manutenção de frota, documentação de transporte, entre outros.

Portanto, o que um ERP faz é concentrar os dados operacionais, financeiros e fiscais da empresa para que todas as áreas possam trabalhar juntas. Desde o RH até a equipe operacional de transportes, todos podem se beneficiar diretamente desse tipo de sistema para gestão de transportes. 

Com um ERP, a gestão de transportes fica mais fácil e ágil, contribuindo não apenas no planejamento, mas também na visibilidade ampla sobre o negócio.

O que faz um sistema gestor de frota?

Como o próprio nome sugere, um gestor de frota está focado em atender às necessidades da gestão de transportes, atuando mais especificamente no controle de veículos, gestão de pneus, acompanhamento de manutenção e qualquer outra demanda relacionada à frota.

Com esse tipo de sistema de gestão de transportes, o gestor pode, por exemplo, checar a necessidade de manutenção de cada veículo, conferir o consumo de combustível da frota, o tempo gasto por rota, a necessidade de troca de pneus e assim por diante.

Ou seja, um sistema gestor de frota é dedicado à organização das informações sobre os veículos e auxilia a gestão de transportes diretamente na parte operacional do negócio. Além de aumentar a visibilidade e fornecer detalhes sobre a frota, o sistema reúne dados e indicadores relativos ao serviço de transporte. 

Finanças, pessoal e outros departamentos não são diretamente beneficiados por essa tecnologia.

Quais são as principais diferenças entre um ERP e um gestor de frota?

Como em quase tudo no mundo dos negócios, não existe uma resposta universal. É necessário que as empresas avaliem suas necessidades e sua capacidade de investimento em tecnologia. Justamente por isso é fundamental fazer escolhas certas, que beneficiem, de fato, a gestão de transportes. A decisão vai depender sempre dos objetivos e dos recursos disponíveis.

Antes de fazer qualquer investimento e escolher um sistema para gestão de transportes, é importante entender as principais diferenças entre o ERP e o gestor de frotas.

Um ERP padrão une todo o backoffice (RH, financeiro, contabilidade etc.). Já o gestor de frotas tem seu foco apenas nas demandas da manutenção (oficina, compras, estoque etc.).

Se sua empresa quer aprimorar e controlar aspectos exclusivos da frota, o gestor de frotas é uma boa escolha. Se quer recursos para melhorar o backoffice, o melhor é o ERP, que dá a possibilidade de gerenciar todos os processos de forma integrada.

E se você quiser aperfeiçoar toda a operação?

O melhor é optar por um ERP especializado na gestão de transporte, que controla toda a parte administrativa, financeira e contábil, além de cuidar dos aspectos operacionais e de frota, tudo no mesmo ambiente. 

Neste caso, um ERP desenvolvido especialmente para o setor de transportes e que integra 100% das atividades é o sistema que oferece mais vantagens e o melhor custo-benefício.

Vantagens e desvantagens de um ERP 

O ERP é um sistema abrangente, que integra dados e atividades de diferentes áreas da empresa. Não só melhora a integração, como reduz o tempo gasto nas rotinas administrativas e burocráticas. Consequentemente, reduz os custos da empresa. Isso significa que o ERP tem a vantagem de otimizar e automatizar todos os processos.

Se bem utilizado, facilita muito o trabalho da gestão, agiliza as rotinas, traz o retorno do investimento e torna a empresa mais competitiva. Além disso, fornece informações mais confiáveis para a tomada de decisões.

Apesar disso, tem custos de atualização e requer esforços para mudar a cultura organizacional. É fundamental que todas as equipes cumpram os processos dentro do sistema. Se os dados não forem preenchidos corretamente pelas áreas, as informações acessadas pelos gestores serão incompletas. 

Dependendo do ERP e do negócio em que se pretende utilizá-lo, o sistema não compreende todos os setores da empresa, exigindo investimentos para personalização e customização da ferramenta – uma tarefa complexa, minuciosa e, na maioria das vezes, cara.

Vantagens e desvantagens de um gestor de frota

Um gestor de frota tem a grande vantagem de se concentrar nessa atividade e, normalmente, tem funcionalidades mais aprofundadas nesse quesito específico. 

Em comparação ao ERP, esse sistema provavelmente dará ao gestor mais indicadores e mais ferramentas de verificação e checagem sobre a disponibilidade de veículos, históricos de manutenção, custo com abastecimento, desgaste de pneus, vida útil das peças do veículo etc.

Em contrapartida, um gestor de frotas não oferece integração com outras áreas, sendo necessário ter ainda outras ferramentas complementares para automatizar a gestão de toda a empresa por completo. Como sua implantação é específica para as necessidades da frota, é necessário investir também em treinamento da equipe. 

As empresas que optam por sistemas próprios para gerenciar as frotas precisam de recursos ainda maiores para o desenvolvimento da solução de acordo com a demanda, capacitação dos profissionais e um setor de TI dedicado à tarefa.

Para que uma solução própria seja eficiente, o suporte técnico deve ser permanente e passar por atualizações constantes.

Como é possível ter os benefícios dos dois sistemas em um único software?

Integrar o ERP e o gestor de frotas em uma única solução, com dois fornecedores diferentes, costuma ser difícil, trabalhoso e caro. Ainda assim, a gestão de transportes é altamente beneficiada quando une essas duas tecnologias. Então, como ter os benefícios das duas ferramentas em uma plataforma só?

A melhor alternativa é contar com um ERP especialista na gestão de transportes. Ao adquirir uma solução desenvolvida especialmente para o setor, a empresa terá, automaticamente, um módulo de gestão do backoffice associado às ferramentas necessárias para o bom controle da frota.

Vantagens de utilizar um único software para gerenciar a frota e a empresa como um todo

Em um mercado tão competitivo como é o caso do setor de transporte, as empresas precisam se livrar dos métodos de gestão ultrapassados, baseados em documentos físicos e planilhas de Excel. É necessário contar com o suporte de plataformas eficientes e modernas, capazes de satisfazer as necessidades do negócio e impulsionar o seu desenvolvimento.

Quem deseja integrar diferentes setores da empresa, obter relatórios que facilitem a tomada de decisão e acessar dados para, de forma estratégica, se diferenciar da concorrência deve dispor de uma plataforma de gestão de transportes única e especializada.

O ERP da Praxio para gestão de transporte de passageiros é preparado para integrar a empresa de ponta a ponta, associando as vantagens tanto de um ERP quanto de um gestor de frotas. Tudo em um único sistema robusto e eficiente.

Além disso, ao optar por um ERP especialista, o atendimento também é personalizado, feito por profissionais capacitados na operação do cliente e que entendem de gestão de transporte.

Exemplo de empresa que utiliza o ERP para gestão de frota

As empresas que investem em um ERP especializado na gestão de transporte não só otimizam processos e aumentam a qualidade e a eficiência das operações como se destacam no mercado. Veja dois exemplos:

Viação Sertaneja

Fundada em 1955, a Viação Sertaneja é referência no transporte e, com o crescimento dos negócios, entendeu que contar com um software frágil colocava em risco a operação. Foi então que decidiu migrar para um ERP especialista e robusto. Além de um sistema capaz de integrar todas as áreas da empresa, a Praxio ofereceu também o treinamento adequado e o auxílio às demandas específicas do negócio.

A segurança e a confiabilidade das informações geradas pelo ERP da Praxio estão entre os pontos altos do projeto. Quer saber em detalhes como foi a migração e os resultados já obtidos pela Viação Sertaneja, leia mais aqui.

Quer entender melhor como um sistema de gestão de transporte robusto, integrado e especializado pode ser aplicado ao seu negócio, unindo as funcionalidades de um ERP e de um gestor de frotas? Agende uma demonstração.