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Emissão de CTe descomplicada no transporte de cargas

Durante a pandemia de Covid-19, a emissão de CTe descomplicada nunca foi tão necessária. Todos os setores tiveram que se readaptar às novas realidades impostas pela situação global. O setor de transportes, é claro, não ficou imune a isso.

Entre redução de jornada de trabalho dos colaboradores, novas leis a serem seguidas e o aumento da demanda por entregas para abastecer as cidades com os mais diversos produtos, surge a necessidade de soluções que aumentem a fluidez da operação com a emissão de CTe de forma automática, por exemplo.

Muitos funcionários acabaram por acumular tarefas devido à necessidade de manter outros funcionários em home office, ou simplesmente para que o revezamento de pessoas para evitar aglomeração na empresa seja cumprido. Isso pode se tornar um grande problema quando se trata de funções mais específicas.

SEFAZ e novos desafios para transportadoras

As transportadoras tiveram que lidar ainda com mais um desafio: em julho de 2020, o “SEFAZ” divulgou novas regras na emissão da NFe. A partir do mês citado, a consulta de documentos feita por meio de chaves de acesso não foi mais possível de ser feita. Sendo então substituída pela certificação digital.

Graças a essa mudança, as empresas de transporte tiveram um impacto na operação. Os emissores de CTes tiveram que começar a contar as importações através de NOTIFS. Sendo assim, as empresas tiveram que começar a solicitar aos clientes que o CNPJ delas constasse na nota fiscal eletrônica para que fosse possível fazer a busca de notas junto à plataforma SEFAZ.

Foi uma grande mudança no que já estava estruturado como operação dentro das empresas. Antes dessa mudança na NFe, qualquer usuário conseguia visualizar as notas fiscais mediante chave de acesso.

Em suma, a mudança afetou grandemente o trabalho do emissor de CTe. Além das mudanças referentes à leitura de chaves, como já foi mencionado, houve redução da jornada de trabalho. Tudo isso fez com que a procura por processos de automatização da operação tivesse uma verdadeira explosão.

CTe Automatizado

A demanda pela automatização desse processo já era algo existente muito antes da pandemia. Afinal, já era possível identificar que muitos erros que acontecem e podem ser evitados. No entanto, durante a pandemia, a necessidade de atender essa demanda ficou ainda mais forte.

Isso porque a emissão de CTe descomplicada interferiria (como de fato interfere) não só no dia a dia da empresa, como no dia a dia das cidades, por exemplo, que se tornaram ainda mais dependentes das entregas de cargas.

Mas nem tudo é angústia e desespero diante dessa nova rotina. A emissão de CTe descomplicada pode acontecer quando se automatiza a operação. A automatização acaba otimizando os processos cotidianos dessa nova rotina principalmente no que diz respeito a carga de lotação, pois o sistema gera um CTe por nota fiscal.

Apesar do que possa parecer, essa parametrização é bastante simples e torna a emissão de CTe descomplicada assim como o acompanhamento da operação. Como o processo ocorre com pouca ou nenhuma intervenção humana não há margem para erros e retrabalhos, o que resulta na otimização de uma CTe descomplicada e simples.

Erros mais comuns na Emissão CTe sem automatização.

Apesar da mudança ter surpreendido algumas empresas, se olharmos pelo ponto de vista da melhoria do processo, já é possível enxergar pontos positivos. Da maneira como tudo era feito anteriormente, não era difícil que erros de digitação ocorressem, por exemplo. Também podemos apontar:

Erros de cálculo

É extremamente comum que existam erros de cálculo referentes ao valor do frete e/ou impostos quando se depende inteiramente da intervenção humana para realizar a operação.

Esses erros são extirpados quando pensamos em uma automatização do processo. Por meio de uma emissão de CTe descomplicada, automatizada e fluída esse é mais um erro que não acontece mais.

Improdutividade

Ainda que o funcionário estivesse acostumado a trabalhar com a emissão de Cte, é um melhor uso da mão de obra disponível que essa tarefa seja feita de maneira automática.

Assim o funcionário pode se dedicar a aprender novas funções, menos burocráticas, por exemplo, que de fato precisam de intervenção humana.

Aumento de custos

Tudo o que demanda tempo em uma empresa significa que demanda também dinheiro. A emissão de CTe acabava sendo algo extremamente lento que demandava muito tempo, material humano e custos operacionais de transporte.

Com a emissão de CTe descomplicada esse processo se torna mais rápido e com isso gera mais receita, menos desperdício para o gestor.

SEFAZ e novos horizontes para as transportadoras

Desde o ano de 2018 a SEFAZ começou a criar novas regras para restringir o acesso aos dados eletrônicos no site. Fato que, apesar de gerar algum desconforto inicial para as empresas, pode acabar sendo algo bom no quesito de proteção de dados.

A SEFAZ liberou a Nota Técnica 2020.007 determinando que seja criado um evento para a inclusão do transportador na NFe. Desta forma, mesmo que na emissão da nota fiscal não tenha definido o transportador, esta informação poderá ser incluída em qualquer momento pelo emitente ou destinatário da nota.

Foi liberada uma nota técnica 2020.007 que é de muito interesse para as transportadoras. Nessa nota foi divulgado que será criado um evento para incluir o transportador na NFe. Então essa informação poderá ser incluída a qualquer momento pelo emissário ou destinatário da nota.

Isso significa que após a geração do referido evento, o transportador poderá fazer a consulta do XML através do Serviço de Distribuição dos Documentos Fiscais Eletrônicos. A previsão para que esta determinação entre em vigor é 05/04/2021.

Mesmo com as novas determinações da SEFAZ relacionadas a LGPD a otimização da operação por meio da automatização do processo não é prejudicada, tampouco deve ser deixada de lado, pois, não há interferência no que diz respeito a essa lei.

Como a CTe descomplicada funciona

Em uma empresa cujo processo de emissão de CTe é automatizado e descomplicado a transportadora recebe o XML da nota fiscal, então o robô importa as notas fiscais para o sistema. Esse sistema, por sua vez, realiza o cálculo e emissão do CTe. O usuário consegue acompanhar as etapas de importação e emissão, assim como as emissões do CTe através de um dashboard.

Todo esse processo leva cerca de trinta segundos. Essa rapidez só é possível porque todas as parametrizações já foram feitas anteriormente. Assim, quando um novo XML é identificado no sistema, ele já realiza os parâmetros, preços e valores dos impostos. Fica registrado como conhecimento.

E o mais indicado é que haja uma máquina específica para que a emissão aconteça para fins de evitar ainda mais a intervenção humana. O acompanhamento desse processo pode ser feito através de outra máquina sem problemas.

Uma boa funcionalidade da automatização da emissão de CTe é que o robô parametriza os clientes de maneira que já constem registradas as suas especificidades. O robô só importará a XML daquele cliente no ato do recebimento das notas fiscais.

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