De acordo com levantamento da Dell sobre o uso de dados nas empresas de vários países, incluindo o Brasil, cerca de 73% das empresas no nosso país dizem ter negócios data driven (orientados por dados), mas só 28% consideram o tratamento de dados uma prioridade.

Isso significa que menos de um terço das empresas ouvidas conseguem transformar os dados que possuem em informações relevantes para o negócio. Mas você pode se perguntar: afinal, por que isso é tão importante?

Uma gestão baseada somente na intuição não funcionará nos próximos anos. A cultura digital veio para acelerar processos e trazer assertividade às informações, principalmente entre as finanças. Quem não se adaptar a esse cenário dificilmente sustentará suas portas abertas.

O motivo é simples: a empresa gasta mais dinheiro do que efetivamente acredita que está gastando, e seus esforços não trazem o retorno esperado. Enquanto isso, a concorrência se fortalece com processos mais equilibrados, driblando as oscilações do mercado com mais segurança.

Soluções Inteligentes

Ainda segundo a Dell, 80% das empresas ainda estão lidando com alguma barreira para capturar, usar e analisar os dados. Em setores mais tradicionais, como é o caso do transporte rodoviário de passageiros, nem sempre é fácil encontrar o caminho das pedras.

Esta é a missão da Soluções Inteligentes: usar a tecnologia como diferencial na condução da gestão empresarial, contribuindo para o aumento dos resultados das empresas – tudo isso através da correta análise e gestão de dados financeiros, que costumam ser mais complexas e específicas no setor de transportes.

Confira abaixo entrevista exclusiva com Felipe Ventura, diretor de Finanças da Soluções Inteligentes, e entenda melhor como tudo isso acontece e como sua empresa pode aproveitar o uso de dados da operação de transporte.

Panorama de necessidades do setor

• O que é a Soluções Inteligentes?

Felipe Ventura: De forma que inicialmente nós nascemos como uma consultoria para a parte de finanças para todos os setores. Porém, nós temos uma especialização para o setor de transportes porque temos muitos clientes dessa área, tanto no transporte de cargas quanto no de passageiros.

Então, nós tratamos os dados do Globus e transformamos em indicadores financeiros. Nós fazemos desde o painel orçamentário com plano de contas, até os indicadores com margem de contribuição, capital de giro, investimento e demais indicadores importantes para o negócio.

O nosso diferencial é trazer isso de uma maneira dinâmica em forma de BI para a empresa de uma maneira mais usual e intuitiva possível, o que é muito importante para que a empresa consiga enxergar os resultados no dia a dia, na tomada de decisões propriamente dita.

E esse resultado acontece. Se eu pudesse fazer uma analogia eu diria que a empresa sem o uso inteligente de dados navega em mar aberto às cegas.

Além disso, nós fazemos um workshop com as empresas, uma espécie de demonstrativo de resultado, porque dessa forma fica mais fácil o gestor de cada área entender como o trabalho da sua equipe, do seu setor, irá agregar no resultado como um todo.

• Antigamente as empresas estavam mais niveladas em questão de perdas e ganhos. Atualmente algumas empresas saem na frente ao utilizar os dados de maneira inteligente, não é?

Felipe Ventura: Isso mesmo! E um grande ponto importante é que as empresas que vão se destacar são as empresas que conhecem o próprio negócio. O nosso trabalho é extremamente minucioso para que as empresas conheçam os números do próprio negócio para que as decisões sejam tomadas em cima disso.

Com esses dados que nós conseguimos extrair da operação, a empresa consegue fazer projeções, sem os dados não é possível fazer isso de maneira assertiva.

A nossa sinergia com o trabalho com o Globus é tamanha que às vezes o cliente não está usando ele em sua máxima potência. Então, nós chegamos a mostrar mais uma potência do Globus através do tratamento dos dados.

Além disso, é importante que os dados sejam bons, isto é, com dados ruins se geram informações ruins. De forma que trabalhar com o Globus para esse tratamento de dados gera dados de qualidade para a empresa.

• Às vezes a empresa está colocando números, mas não está gerando insights em cima dos números, não está fazendo um controle otimizado mesmo com os dados, por assim dizer?

Felipe Ventura: Isso. E muitas vezes, quando a empresa não analisa esses dados, pode ser que a pessoa que os lança não esteja fazendo isso direito também, porque está fazendo de maneira obsoleta.

Assim, geram-se dados ruins. Por isso essa primeira etapa estrutural é tão importante para gerar dados relevantes e reais.

Através desses dados nós vamos gerar informações, e com essas informações nós fazemos a consultoria que irá gerar conhecimento para quem está no dia a dia da empresa poder aplicar e tomar decisões estratégicas.

Parceria e resultados

• Como aconteceu a parceria com o Globus?

Felipe Ventura: Nós já conhecíamos bem o software Globus, sabíamos que se trata de um ERP bem completo e enxergamos uma possibilidade de parceria devido à qualidade de dados que o Globus consegue fornecer. Conforme mencionei, dados de qualidade geram informação de qualidade.

Além disso, através dessa parceria nós conseguimos chegar aos clientes da Praxio, que estão em um setor que nós atuamos bastante há algum tempo e sabemos que é um setor muito carente desse tipo de análise.

• Conte um pouco para a gente sobre o projeto piloto que está em desenvolvimento com a Praxio.

Felipe Ventura: Esse projeto já está acontecendo há algum tempo e a conclusão dele já foi inclusive entregue. Mas o projeto em si, como costumo falar, nunca acaba. Porque quando acaba só está recomeçando. Trata-se de um processo contínuo porque ele vai gerar ganhos ao longo do tempo.

Porém, já podemos mencionar que a empresa teve ganhos de produtividade, principalmente. Percebemos que as equipes tiveram esse ganho porque agora não precisam ficar tratando os dados para gerar informação. Muitos gestores faziam isso até mesmo em planilha com chances até de errar em muitas coisas.

Logo, ter essas informações com fácil acesso no Power Bi já é um ganho de produtividade estrondoso para o negócio!

Anteriormente a empresa não tinha orçamento interno e não conseguia enxergar os resultados, tampouco possíveis melhorias.

E, atualmente, com o uso da tecnologia e nossa consultoria a empresa já consegue enxergar, inclusive, lucro nos acompanhamentos mensais e traçar novas metas. Se necessário, devido aos acompanhamentos mensais, a gestão consegue mudar os rumos e planejamentos.

Além disso, agora elas têm uma previsão orçamentária que é aprovada em conselho, o que gera uma credibilidade até mesmo entre os próprios sócios.

Uma coisa interessante é que mesmo os sócios que não atuam diretamente no negócio conseguem ter acesso a dados estratégicos da empresa, o que gera muita transparência.

As melhorias nos diversos setores foram notórias. Em se tratando de transporte de passageiros, o próprio setor de manutenção conseguiu por meio do acesso a certos números, identificar desvios que estavam sendo feitos.

Um exemplo prático disso é que a manutenção conseguiu identificar que os freios estavam sendo trocados com uma frequência maior que o usual. Assim, identificaram que o fornecedor dos freios havia sido trocado e o novo fornecedor tinha peças de qualidade inferior. Então, no final do mês, após identificar e sanar um problema desses, olha o tamanho da economia realizada! E se a empresa não tivesse acesso a esses números isso nunca seria identificado.

Para os gestores é importante pontuar algo: o acesso aos dados vai desde o mais alto nível hierárquico até o setor operacional. De forma que, quando o sistema se expande para a empresa como um todo, um caso como esse dos freios pode acontecer.

Indicadores financeiros na gestão de transportes

• Conseguimos aplicar essa análise a quase todos os departamentos da empresa?

Felipe Ventura: O que acontece é que muitas empresas podem chegar a quebrar quando não tem acesso aos números certos, orientados por dados. Isto é, uma empresa pode quebrar mesmo sendo lucrativa.

Eu sempre menciono que um dos indicadores mais importantes é o indicador de capital de giro, porque a operação tem um custo para acontecer. Então, ainda que a empresa esteja faturando muito, o setor de finanças pode estar estrangulado porque o gestor não sabe qual o valor do capital de giro dele para que tudo funcione.

Ou seja, no demonstrativo de resultado a empresa pode até estar dando lucro, mas o capital de giro dela está prejudicado. São coisas distintas, porém integradas que você precisa olhar a ótica de uma e a ótica da outra e ver a integração entre as duas.

E aí, como funciona essa necessidade de capital de giro? Dentro dessa conta, olhamos ativos e passivos da empresa. E um dos ativos que temos dentro dessa conta é exatamente o estoque.

Esse foi outro ganho que a Santa Zita teve que foi conseguir trabalhar essas coisas dentro do estoque, de não ter ociosidade, de ter um giro dentro do estoque para evitar e ociosidade. Então, a gestão de estoque deles foi outro ganho muito grande e tudo através do indicativo de capital de giro.

Um outro ganho desse caso foi a margem de contribuição. Esse indicador é muito importante para a tomada de decisões de novos contratos e até mesmo para a revisão dos contratos atuais, uma vez que, é ele que informa para a gestão qual a contribuição que cada parceria agrega à empresa.

Já houve casos em que a margem de contribuição com o cliente em si não era tão boa, mas como o cliente dava acesso a outros clientes que davam uma margem de contribuição maior, valia a pena manter o contrato.

É importante saber que isso pode acontecer e utilizar isso estrategicamente. Com esse indicador é possível analisar isso a fundo e sair dos achismos.

O custo por km também é um indicador essencial para os clientes, porque ele norteia a precificação dos contratos. Caso esse indicador esteja sendo calculado e analisado errado, isso interfere em todo o trabalho que a empresa desenvolve.

No nosso trabalho a gente constrói primeiro um painel orçamentário, que vai desde a receita bruta até custos variáveis e custos fixos e vai até às despesas da empresa. Assim, identifica-se isso na segregação da plataforma do BI.

Dentro desse orçamento se tem tanto o previsto quanto os desvios para fazer as análises. Depois, nós partimos para o fluxo de caixa, tanto direto quanto indireto. E dentro desse fluxo de caixa é possível enxergar toda a dinâmica que aconteceu desde a receita até o final, que é o fluxo de caixa do acionista. E isso o gestor consegue analisar de um mês para o outro, por exemplo até o acumulado de um ano para o outro.

Nós fazemos isso porque linkamos muito com uma necessidade dos gestores: eles gostam de ver o fluxo de caixa. De forma que nós demonstramos não apenas o fluxo de caixa, mas as razões de determinadas variações.

Como o fluxo é dividido desde a receita bruta e vai passando pela receita líquida, custos variáveis e fixos, lucro bruto e chega até o lucro bruto, despesas operacionais e administrativas e culmina no lucro operacional; esse fluxo de caixa ao chegar em seu último nível.

É importante citar que, no painel de fluxo de caixa, há outras abas no sistema. Isto é, há uma aba de receita operacional onde o gestor que trabalha nesse setor possa analisar e fazer comparações. E isso com todas as etapas.

• Às vezes por mês são variações e perdas pequenas, mas quando se vê esses números em perspectiva pode ser um valor alto, não é mesmo?

Felipe Ventura: Isso! Quando a empresa não consegue ver a dinâmica dos valores, fica impossível ver qual o comportamento do fluxo de caixa. E muitas das vezes é por falta de informação.

Então, apesar de muitas vezes se ter acesso aos dados, esses dados não se transformam em informação, que é algo que precisa acontecer para ser relevante para a empresa e tomada de decisão.

• Você tem uma média aproximada de porcentagem que seja possível utilizar para o mercado?

Felipe Ventura: É difícil dar um número geral, porque cada empresa tem uma realidade. Mas o que posso citar sobre isso é um exemplo de uma empresa que atendemos que pagava imposto antes do que era necessário. E isso é uma das coisas que o nosso trabalho possibilita que a gestão enxergue.

Dessa maneira, além de ter a opção de ganhar mais dinheiro, há a possibilidade de parar de perder dinheiro, aplicar o dinheiro na hora certa, etc. E nós fazemos isso organizando os números do negócio, transformando os dados em informação, em indicadores.

Algo que talvez eu tenha esquecido de citar são os indicadores de endividamento, que é algo que os clientes se preocupam muito. Nós temos um painel dentro do BI que demonstra todas as informações de endividamento: dívida bruta, dívida de longo prazo, de curto prazo.

Em suma, podemos mencionar os ganhos: que podem ser desde o ganho propriamente dito até parar de perder, que também é uma forma de ganhar.

E quando falamos de transporte de passageiros, onde a tarifa já está definida e não há muito o que fazer, é muito importante você olhar os custos porque às vezes é parando de perder que você ganha. Portanto, especialmente para esse setor isso é muito importante.

O nosso trabalho é muito personalizado para cada negócio. Dentro do trabalho de painel orçamentário, a gestão pode querer enxergar determinado custo que é muito importante para a empresa, como, por exemplo, diesel ou borracharia, que são setores importantes para o segmento.

É possível trazer essa conta para o custo variável ao invés de incluí-lo em uma conta genérica. A construção é feita diretamente com o cliente: ele vai enxergar o que ele quiser.

• Então são indicadores para todos? Desde a diretoria até a operação?

Felipe Ventura: Isso! E na aba de custo variável tem justamente aquele indicador que mencionei: o custo por km mostrado de maneira dinâmica quanto se gastou em óleo diesel e quanto isso custou por mês, tudo isso calculado automaticamente dentro da plataforma.

Além disso, calcula qual o peso percentual que essa conta tem em relação ao custo variável total. Muitas vezes os gestores comentam “o diesel representa 20% dos meus custos totais”, mas isso pode estar desatualizado. Então, com os dados é possível dinamizar essa informação e até mesmo dizer: “antes o diesel representava 30% do meu custo variável total, agora aumentou tanto que já representa 50%”.

Dessa forma, com esses números em mãos, de repente eu posso até renegociar alguns contratos. Afinal, os custos variáveis mudaram. De forma que esses insights são possíveis.

Isto é, mencionei o diesel porque é um custo maior que a maioria das empresas já olha. Mas isso pode ser aplicado, por exemplo, para a borracharia. Caso aumente o custo, é possível verificar a razão e inclusive é possível compartilhar esses resultados para negociações.

O nosso trabalho começa quando termina, porque ele nunca vai acabar, uma vez que vai gerando ganhos ao longo de todo o processo. E isso é o que vai separar as empresas que vão ter sucesso e as que não vão ter sucesso. E as empresas que vão se expandir ao longo do caminho são as empresas que tomam decisões estratégicas em cima de dados e não em cima de achismo.

Pode ser que a curto prazo não seja visível, mas a longo prazo, conforme a geração de insights acontece, a empresa consegue enxergar e vivenciar isso. É um trabalho de finanças que envolve a todos da organização e acaba por criar uma cultura dentro da empresa.

As pessoas às vezes não gostam de falar de finanças porque acham que isso é um assunto apenas para o setor financeiro. Mas não é. Assim como as finanças pessoais, todos têm que ter conhecimento da área. Evidentemente a primeira parte é mais com o setor financeiro, mas, em um panorama geral, isso diz respeito a todos da empresa, porque a engrenagem está toda interligada.

Dentro desse cenário, o exemplo da gestão de estoque é crucial. Porque estoque é algo que não dá dinheiro para nenhuma empresa. Porém, uma má gestão de estoque faz com que se perca muito dinheiro.

Outros indicadores importantes são os indicadores de pagamento:

PMP: prazo médio de pagamento

PMR: prazo médio de recebimento

Isso possibilita que se negocie mais prazos com os fornecedores caso seja identificado que a empresa recebe muito tempo depois do que tem que pagar, por exemplo.

Nós trazemos também definição de caixa mínimo para endividamento de curto prazo para as empresas. Basicamente, muitas empresas acabam ficando com um fluxo de caixa ruim por não entenderem como ele funciona nem do quanto precisam para estabilizá-lo. Esse indicador melhora o resultado tanto financeiramente quanto de produtividade das áreas envolvidas nesse processo.

Ainda outro indicador que é muito importante é o EVA. Ele calcula o lucro econômico do negócio e é um pouco mais avançado.

O lucro líquido é o que sobra depois que a empresa paga tudo. Porém, para sustentar a empresa existe um capital empregado tanto por parte dos sócios quanto por parte de terceiros. Assim, o lucro econômico é algo além do lucro líquido, porque ele vai pagar também os custos desse capital investido.

Então, o EVA demonstra se a empresa está gerando esse lucro econômico. Ao fazer uma fusão empresarial ou até mesmo uma venda, é importante saber os números desse indicador, porque uma das bases do valor-eixo é preciso calcular esse valor, porque ele vai definir o quanto vale a sua empresa hoje.

Dentro do setor de transportes não há muito a ideia de que dinheiro custa dinheiro. Dada a necessidade da operação, são valores muito altos a serem investidos. De forma que o EVA precisa justificar tamanho investimento.

Agora que você já sabe os benefícios da análise de dados financeiros no setor de transportes e como fazê-la, entre em contato e integre a Soluções Inteligentes ao software Globus.

Se você ainda não é cliente Praxio, basta agendar uma demonstração e conhecer a tecnologia que é especializada na sua operação, de ponta a ponta.