Custos invisíveis representam uma preocupação crescente para muitas empresas, principalmente na operação de transporte. Embora não apareçam diretamente entre os números analisados por empresários, gestores e líderes, muitas vezes eles estão lá, ocultos em meio a processos ou rotinas ineficientes.
O grande problema é que os custos invisíveis têm impacto significativo para a saúde financeira do negócio a longo prazo, afetando a lucratividade e, portanto, o crescimento e a estabilidade da empresa no mercado. Portanto, compreender e enfrentar esses custos é essencial para melhorar a operação e a gestão empresarial.
No setor de transporte, por exemplo, esses custos podem se manifestar de várias formas. Aqui, vamos esclarecer tudo sobre custos invisíveis, seus exemplos práticos e como evita-los. Boa leitura!
O que significa custo invisível?
Também conhecidos como “custo oculto”, custos invisíveis se referem a despesas indiretas que uma empresa possui, que não são óbvios ou facilmente identificáveis. Isto é, são despesas não planejadas que não aparecem em balanços financeiros e, algumas vezes, sequer são quantificáveis.
Por essa razão são chamados de “invisíveis”. Embora impactem os resultados financeiros, não aparecem como uma linha clara em demonstrativos.
Por que custos invisíveis prejudicam a gestão?
O que torna o custo invisível tão nocivo às organizações é justamente a dificuldade em identificar, mensurar e controlar essas perdas. Isso pode impactar silenciosamente a operação de uma empresa, minando sua eficiência e saúde financeira a longo prazo.
Além disso, os custos invisíveis podem levar a decisões baseadas em informações incompletas ou distorcidas, que também podem comprometer a lucratividade da empresa, bem como sua gestão orçamentária.
A presença de custos invisíveis também torna mais difícil avaliar o retorno sobre investimento (ROI) de iniciativas e projetos, uma vez que esses custos não são contabilizados de acordo. Isso pode levar a uma avaliação imprecisa de processos e estratégias.
Quais são os 5 piores custos invisíveis?
Em geral, os custos invisíveis que têm maior impacto sobre um projeto ou mesmo toda uma empresa são:
1. Erros e retrabalho
Erros constantes, tarefas mal executadas ou falhas nos processos resultam em retrabalho, ou seja, a necessidade de refazer a mesma tarefa em busca de um resultado mais satisfatório. Isso consome tempo, recursos e, além disso, desgasta as equipes.
Um tipo de retrabalho comum é a necessidade de reprocessar documentos. Isso pode acontecer, por exemplo, diante da necessidade de transferência de dados entre áreas, ou na correção de informações incorretas de relatórios operacionais.
2. Desgaste prematuro de ativos e recursos
Manutenções mal programadas, falta de inspeções regulares ou uso inadequado dos ativos da empresa, tais como veículos de uma frota ou maquinário, levam ao desgaste de ativos antes do esperado.
Isso não apenas resulta em custos invisíveis relacionados aos reparos frequentes, mas também na diminuição da vida útil desses ativos, afetando diretamente o ROI desses investimentos.
3. Alta rotatividade de funcionários
A alta rotatividade de pessoal implica em custos de recrutamento, treinamento e perda de produtividade até que os novos funcionários estejam totalmente capacitados.
4. Desperdício de tempo e recursos
O excesso de reuniões ou mesmo o exagero de burocracia em processos rotineiros também contribuem para o surgimento de custos invisíveis.
Outro fator determinante para o aumento de custos operacionais de forma silenciosa é o desperdício de recursos, como papel, por exemplo, que pode ocorrer por seu uso em processos manuais, como formulários e planilhas, ou mesmo o excesso de impressões.
Além do impacto direto às finanças da empresa, a falta de digitalização aumenta o risco de erros e retrabalho, conforme já abordado, o que prolonga o tempo necessário para completar tarefas.
5. Tecnologia falha ou desatualizada
O uso de sistemas de gestão obsoletos ou a falta de integração tecnológica entre setores pode resultar em ineficiências, como falhas na comunicação, erros de processamento e dificuldade em acessar informações em tempo real.
Esses problemas afetam a agilidade e a tomada de decisões estratégicas, gerando custos invisíveis.
Como identificar custos invisíveis?
Identificar os custos invisíveis de uma empresa requer uma revisão cuidadosa dos processos, comunicação e uso de recursos.
Primeiramente, é preciso mapear processos. Ou seja, desenhar os fluxos de trabalho, seja em uma área específica ou mesmo entre departamentos distintos, mas que possuem rotinas em comum.
É importante destacar todas as etapas, tempo empregado a cada tarefa e pessoas envolvidas, a fim buscar por qualquer redundância, gargalo ou atividade que não esteja agregando valor ao resultado que se deseja alcançar.
Observe como a informação flui dentro da organização e onde ocorrem rupturas ou falhas de comunicação. Atente-se também a problemas na integração de setores ou sistemas que geram dados duplicados, informações desatualizadas ou decisões baseadas em dados incompletos.
Após essa tarefa, levante os principais indicadores de performance que podem contribuir para sua análise. Vale considerar dados operacionais como tempo de resposta, taxas de erro, pontos de retrabalho e custos com manutenções corretivas.
Por fim, dois feedbacks são importantes: o de clientes e o de colaboradores da empresa, que podem fornecer insights valiosos sobre os principais desafios enfrentados, as expectativas de cada um, bem como propostas de soluções para os problemas identificados no dia a dia.
Exemplos de custos invisíveis na operação de transporte
Na realidade do transporte de passageiros por ônibus, seja nos setores urbano, rodoviário, fretamento ou turismo, e independentemente do porte da empresa, existem alguns processos que requerem atenção redobrada. Confira como cada um acontece na prática:
Falta de integração
A falta de integração entre setores é um custo invisível porque causa desorganização, levando a atrasos, perda de informações importantes e duplicidade de esforços.
Por exemplo, se o setor de compras não está alinhado com a contabilidade, as notas fiscais podem não ser processadas corretamente, resultando em pagamentos atrasados ou erros contábeis.
Isso pode levar a multas, problemas de fluxo de caixa e até perda de fornecedores confiáveis.
Perda de produtividade operacional
Manutenções corretivas de última hora, controle impreciso da escala dos motoristas, atrasos não contabilizados ou rotas mal planejadas causam perda de produtividade.
Esses problemas podem levar a custos invisíveis, como aumento do consumo de combustível e a necessidade de horas extras.
Problemas de comunicação
Nas empresas de transporte por ônibus, os motoristas passam a maior parte do tempo fora da base, o que pode causar problemas de comunicação entre eles e os gestores ou mesmo o setor de RH.
A falta de comunicação clara pode levar a mal-entendidos sobre escalas, mudanças de rota ou procedimentos de segurança, resultando em atrasos, insatisfação dos passageiros e, nos casos mais graves, até acidentes.
Imprecisão na gestão de estoque e inventário
Aqui, não apenas a falta de peças de reposição críticas geram um custo invisível devido ao desgaste prematuro dos ativos ou mesmo a indisponibilidade de frota – que resulta em veículos parados por longos períodos à espera de reparos com impactos à operação diária.
Isso porque mesmo o excesso de itens de estoque, que não são utilizados, também geram desperdícios significativos, seja no pagamento de imposto sobre o estoque parado, ou mesmo a perda do item após sua data de validade ou deterioração.
Rotina de manutenção preventiva desorganizada
Uma rotina de manutenção preventiva desorganizada gera um custo invisível, pois pode levar a falhas inesperadas nos veículos, aumentando os custos de reparos emergenciais e resultando indisponibilidade da frota, que abordamos anteriormente.
A falta de manutenção adequada também pode comprometer a segurança dos passageiros e dos motoristas, além de aumentar o consumo de combustível devido a componentes desgastados.
Esse custo invisível se reflete em uma operação menos eficiente e pode resultar em maiores despesas a longo prazo.
Como eliminar custos invisíveis?
Em resumo, eliminar custos invisíveis é essencial para melhorar a eficiência e a rentabilidade de uma organização. Nesse sentido, a tecnologia desempenha um papel vital para essa finalidade, especialmente quando se trata de sistemas de gestão integrada.
Essa tecnologia, como os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), permite a centralização e automação dos processos empresariais, tornando tudo mais ágil e assertivo.
Esses sistemas conectam diferentes departamentos, facilitando a troca de informações em tempo real e eliminando lacunas de dados. Dessa maneira, reduz-se o retrabalho e o desperdício de tempo e recursos, dois dos principais fatores de custos invisíveis.
Além disso, ferramentas de Business Intelligence (BI) oferecem análises detalhadas e relatórios sobre o desempenho da empresa. Elas ajudam a identificar padrões de desperdício e ineficiência, fornecendo insights precisos que permitem a tomada de decisões informadas para corrigir problemas antes que se agravem.
A tecnologia também melhora a comunicação e a colaboração dentro da empresa. Aplicativos móveis são a solução para empresas, como as que operam no setor de transporte, que possuem colaboradores que trabalham fora da base como é o caso dos motoristas.
Há aplicativos para comunicação de escalas e processos operacionais junto aos motoristas, bem como para ponto eletrônico. Além disso, aplicativos para Checklist de frota agilizam rotinas da oficina ao permitir a rápida identificação de não conformidades.
Do mesmo modo, aplicativos para gestão de estoque e inventário otimizam rotinas e deixam informações na palma das mãos, podendo ser rapidamente acessadas e atualizadas, evitando processos falhos e os custos invisíveis decorrentes disso.
No caso das empresas de transporte por ônibus, a Praxio possui soluções especializadas para atender os setores urbano, rodoviário, fretamento e turismo, seja qual for o tamanho da frota. Se deseja eliminar os custos invisíveis e aumentar a eficiência, conte com a tecnologia Praxio.
