Em um setor tão dinâmico e desafiador quanto o transporte por ônibus, a habilidade de gerenciar operações com precisão pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso. É nesse contexto que o controle operacional é determinante para alcançar a eficiência e a satisfação dos passageiros.
Quem vive a gestão de uma frota sabe que cada minuto conta, cada ação pode contribuir para a qualidade da operação, e cada decisão pode impactar a rentabilidade da empresa.
Se você está enfrentando desafios com a gestão de sua frota, este guia vai mostrar como adotar práticas e ferramentas que não só resolvem problemas, mas também elevam as rotinas operacionais de transporte a um novo padrão.
O que é um controle operacional?
O controle operacional, no contexto empresarial, é um conjunto de processos e ferramentas utilizados para medir e monitorar as atividades diárias de uma organização. Dessa forma, é possível garantir que seus recursos estão sendo bem utilizados, minimizando erros, retrabalhos e desperdícios.
O controle operacional envolve a gestão de todas as áreas de forma integrada, uma vez que é esta ação coordenada que possibilitará atingir os objetivos da organização. Por isso, atividades relacionadas à produção, logística, recursos humanos, finanças, entre muitas outras, fazem parte do controle operacional.
A depender do setor em que a empresa atua, o controle operacional pode ter suas particularidades, conforme veremos a seguir.
O que é controle de transporte?
O controle de transporte é o processo primordial de empresas cujo controle operacional envolve a gestão de veículos, rotas e motoristas, a fim de transportar pessoas dentro dos prazos estabelecidos e em conformidade com as normas legais e de segurança.
Este controle tem duas finalidades principais: garantir a melhor experiência ao cliente e assegurar o retorno financeiro da organização.
Portanto, isso envolve rotinas estratégicas que promovem uma operação eficiente e confortável para o passageiro, enquanto mantêm as despesas com combustíveis, manutenção de veículos, pedágios e outros custos operacionais sob controle, maximizando a rentabilidade.
Rotinas de controle de transporte
Entre as principais rotinas de transporte são essenciais para garantir a eficiência, segurança e conformidade das operações, estão:
Abastecimento: envolve o planejamento e a execução do abastecimento de combustível para a frota. Além de monitorar o consumo de combustível para reduzir custos, também é importante considerar o controle de estoque para este insumo essencial.
Manutenção: manutenções preventivas e corretivas dos veículos é fundamental para garantir a segurança e a confiabilidade da frota. Afinal, manutenções regulares previnem falhas mecânicas, prolongam a vida útil dos veículos e evitam paradas não programadas, que podem impactar o cumprimento dos prazos.
Higienização: trata-se de uma rotina fundamental para proporcionar uma experiência confortável e segura aos passageiros, assegurando o cumprimento de contratos, bem como a retenção de passageiros e clientes.
Roteirização: prática que envolve o planejamento das rotas de transporte, visando otimizar o tempo de viagem, reduzir o consumo de combustível e melhorar a pontualidade. Um bom planejamento de rotas leva em consideração fatores como condições do trânsito, distâncias e restrições de acesso.
Gestão fiscal, contábil e financeira: essas rotinas abrangem o controle de todas as despesas e receitas relacionadas às operações de transporte, além de assegurar que a empresa esteja em conformidade com as obrigações fiscais e contábeis. Um bom controle financeiro permite a identificação de oportunidades de economia e melhora a rentabilidade da operação, enquanto o cumprimento das obrigações fiscais evita multas e penalidades.
3 sinais de que é preciso melhorar o controle operacional
Diante da complexidade que o controle operacional de transporte pode apresentar, é natural que gestores e empresários do setor se deparem com desafios na gestão de sua frota.
No entanto, para evitar prejuízos ou mesmo o fechamento da empresa nos casos mais graves, é preciso aperfeiçoar continuamente suas rotinas de transporte. Aqui, vamos listar os principais sintomas de empresas cujo controle operacional precisa melhorar:
1. Não possui visibilidade de informações
Sem acesso a dados precisos e atualizados sobre a frota, rotas, serviços prestados, viagens, custos e desempenho dos motoristas, os gestores ficam impossibilitados de tomar decisões informadas e de identificar problemas rapidamente.
Isso pode levar a problemas operacionais, aumento de custos e insatisfação dos clientes e passageiros.
2. Dificuldade no controle de fluxo de caixa
Se os custos operacionais, como combustíveis, manutenção e pedágios, não forem monitorados e controlados adequadamente, as finanças da empresa podem se desequilibrar, comprometendo sua sustentabilidade.
Além disso, atrasos em pagamentos e falta de controle sobre as receitas podem levar a problemas de liquidez. Melhorar o controle operacional significa adotar práticas de gestão financeira que integrem o controle de custos com a operação diária, garantindo que as finanças estejam sempre em ordem.
3. Não consegue gerenciar o tempo de cada atividade
Este é um indicativo claro de que o controle precisa ser aprimorado. Quando não há um planejamento adequado das tarefas, como a manutenção dos veículos ou a higienização da frota, os prazos, a segurança e a qualidade da operação são comprometidos.
Ferramentas e técnicas de controle operacional
Um eficiente controle operacional depende do uso de ferramentas e técnicas que auxiliam a organização das atividades diárias. Isso inclui a adoção de tecnologia especializada, bem como métodos de planejamento.
Tecnologia de gestão integrada
Melhorar o controle operacional requer a implementação de sistemas que centralizem e organizem os dados, permitindo uma visão clara e em tempo real dos serviços prestados, viagens, motoristas alocados, entre outras informações – incluindo dados financeiros, gestão de contratos e vendas.
Mapeamento de processos
O mapeamento de processos é uma excelente técnica para entender e documentar como as atividades da empresa são executadas. Ele permite identificar gargalos, redundâncias e oportunidades de melhoria.
Com um mapa claro dos processos, os gestores podem redesenhar fluxos de trabalho para aumentar a eficiência, reduzir custos e melhorar a qualidade do serviço. Essa técnica também facilita a padronização das operações e a comunicação entre equipes.
Indicadores de desempenho
Indicadores de desempenho (KPIs) são métricas essenciais para avaliar a eficácia das operações e identificar áreas que precisam de atenção. Eles podem incluir métricas como tempo de viagem, custos operacionais, utilização da frota e satisfação do cliente.
Monitorar esses indicadores regularmente permite aos gestores tomar decisões informadas e implementar melhorias contínuas, alinhando as operações aos objetivos estratégicos.
Como implementar o controle operacional no transporte?
Em resumo, implementar um controle operacional eficiente é essencial para qualquer empresa de transporte que busca melhorar sua gestão e otimizar seus processos.
Nesse sentido, a Praxio figura como grande aliada de empresas de transporte em crescimento, fornecendo tecnologia especializada no setor de transporte de passageiro para empresas de todos os portes, mesmo aquelas que possuem apenas um ônibus, até as que possuem mais de mil veículos na frota.
Por meio de soluções feitas sob medida para rotinas de transporte, é possível aperfeiçoar o controle operacional, centralizando dados em um único local e facilitando uma gestão mais coordenada, com total visibilidade de ações.
Portanto, para empresas que estão em expansão e necessitam de uma gestão mais eficiente e visível, a Praxio oferece a tecnologia e as ferramentas necessárias para enfrentar os desafios do crescimento, proporcionando uma operação mais ágil e lucrativa. Gostaria de conhecer de perto essa tecnologia?
