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Como fazer gestão financeira na frota de ônibus em 7 passos

Ações direcionadas à gestão financeira para frota de ônibus são essenciais para o equilíbrio econômico da empresa de transporte. Contudo, não é uma tarefa que se restringe somente ao setor financeiro, uma vez que todos os setores possuem influência nos resultados da organização.

Afinal, mesmo setores como manutenção, estoque e compras precisam andar de mãos dadas para que a redução de custos aconteça de forma satisfatória. Vale lembrar também que não são apenas empresas de grandes frotas que precisam se preocupar com a gestão financeira.

E você? Como faz para reduzir custos e alcançar bons resultados na empresa de transporte? Confira alguns insights!

Como funciona uma gestão de frota?

Sabe-se que a gestão da frota é tão importante quanto a frota em si. Uma frota bem gerenciada alcança níveis de excelência bastante positivos se considerarmos as otimizações em cada veículo que compõe a frota.

Mas como funciona, na prática, uma gestão de frota de ônibus? 

Primeiramente, esse controle deve prever a redução do custo operacional da empresa, sem prejudicar a qualidade do serviço oferecido. Além disso, quando a organização possui uma boa gestão financeira, a imagem dela no mercado é favorecida. Sendo assim, aumenta o potencial competitivo no setor.

É possível fazer uma boa gestão de frotas centralizando dados dos veículos. Por exemplo, gastos com combustíveis, multas, manutenção, rotas, etc. Todavia, é necessário que haja um planejamento para que esse controle aconteça e os dados sejam usados a favor da empresa.

Em suma, uma boa gestão financeira de frota funciona de maneira a otimizar os processos com maior controle de gastos operacionais, de gastos em manutenções, entradas e saídas de rendimentos e otimização dos recursos existentes. Sejam eles material humano ou não.

Por que o controle de frota de ônibus é importante? 

É fundamental ter o controle e visão totais da operação, pois apenas com esse domínio o gestor poderá acompanhar a performance da frota com precisão. Gerir uma empresa de transportes é, acima de tudo, planejar, controlar e analisar os processos com base em dados que a própria operação produz.

As informações sobre abastecimento, por exemplo, são essenciais para o gestor entender qual o gasto mensal que ele tem com isso. Informações como o trajeto, a rota escolhida e o desempenho do condutor também entram nessa conta.

Por fim, quando esse controle é bem feito, as decisões do gestor são mais precisas na resolução de problemas e no crescimento exponencial da empresa. Com isso, o potencial total da frota é aproveitado.

4 desafios na gestão de frota

A gestão da frota é uma tarefa desafiadora por si só. A gestão financeira para a frota de ônibus é ainda mais trabalhosa. Isso porque o mercado é volátil e as instabilidades da economia interferem muito nos ganhos das empresas de transporte de passageiros.

Entre os desafios na gestão de frota o gestor normalmente encontra, estão:

Baixa produtividade

Esse é o problema da maioria dos gestores. E a baixa produtividade diz respeito a uma série de fatores. Desde o uso inadequado da força de trabalho até a falta de motivação propriamente dita, quando veículos ficam parados para manutenção corretiva, por exemplo.

Portanto, é importante realizar campanhas internas que atuem como um incentivo para os funcionários. Com o tempo, os colaboradores vão ter o senso de pertencimento aumentado e isso eleva a produtividade da empresa também.

Além disso, acompanhar o desempenho de veículos é fundamental, prevendo manutenção preventivas e preditivas, bem como formas de otimizar escalas e controle de recursos.

Mau uso dos veículos

Esse pode ser um problema com raízes na gestão ou nos motoristas. E na pior das hipóteses, em ambos. Portanto, é importante atuar no treinamento de motoristas de maneira sistemática.

Quando um motorista é recorrente em infrações ou gastos de combustível desnecessários, isso deve ser identificado e corrigido de forma educativa para que ele seja o maior guardião do patrimônio da empresa. Ou seja, use o veículo da melhor forma possível.

Desperdício de combustível

Sabe-se que o valor do combustível representa grande parte do orçamento das empresas de transportes. Da mesma forma, é sabido que as altas no preço do combustível não são de controle do gestor. 

Portanto, o que cabe a gestão financeira da empresa é criar estratégias para que o uso do combustível seja otimizado. Por meio de ações como a roteirização de trajetos de frotas de fretamento, ou mesmo o uso do bagageiro para transporte de encomendas por vias rodoviárias, é possível contornar o desperdício de combustível e assegurar a receita.

Além disso, deve-se orientar os motoristas para que a condução seja mais leve, que o ar condicionado não seja usado sem necessidade, etc.

7 passos para a gestão financeira da frota de ônibus

1. Dedique-se à avaliação de custos

Parece algo óbvio de ser dito, mas não é. O controle de gastos dentro da empresa vai além de cortes que interfiram na qualidade do serviço da empresa. 

O controle de gastos está também no monitoramento desses gastos. É preciso saber exatamente quanto se gasta por motorista, por viagem, por veículo, manutenção e peças. Além dos custos extras e com o setor administrativo.

Quando se faz esse panorama, é possível identificar gargalos, além de oportunidades entre os setores.

Quando estoque e manutenção estão integrados, por exemplo, é possível prever de forma muito mais ordenada as necessidades do setor de compras, que pode negociar condições mais favoráveis, desde com antecedência, sem o risco de o ônibus permanecer parado esperando correções para voltar a circular, como veremos mais adiante.

2. Aposte na roteirização 

Como falamos, as rotas inteligentes colaboram com a economia da empresa. O planejamento das rotas está muito além da ideia de fazer o melhor caminho. Ou seja, uma boa roteirização atua de forma a aprimorar não só o tempo de viagem, mas a logística por trás dos trajetos, o que permite conquistar mais clientes e atendê-los satisfatoriamente.

Além disso, rotas inteligentes reduzem o consumo de combustível e os custos operacionais para a empresa.

3. Estabeleça metas

Como em tudo na vida, é importante ter metas para que o objetivo seja sempre ir em frente. Ter metas de controle para a gestão financeira da frota não seria diferente. Saber quando, o quanto e onde se gasta, é interessante para poder criar metas financeiras.

Ter em mente uma meta geral para o prazo de 12 meses, é um bom começo! Ademais, pode-se pensar em metas secundárias para médio e curto prazo.

4. Controle o abastecimento

Quando feito de forma programada, é possível evitar abastecimentos de última hora em postos que sequer tenham sido previamente autorizados.

Além disso, o abastecimento interno, integrado com informações do que acontece ao longo da operação, com abastecimento externo, permitem que o gestor extraia dados bastante assertivos da operação, essenciais para monitorar a performance da frota. Por exemplo, custo por quilômetro rodado, que deve ser acompanhado de perto.

5. Gerencie cada pneu

A gestão dos pneus colabora para que a gestão financeira da frota de ônibus seja otimizada. Isso ocorre porque, quando os pneus estão em mau estado, uma série de outros fatores mecânicos do veículo são impactados. Além do que, pode gerar multas e representar risco à saúde do motorista e passageiros.

Quando se tem um bom controle e plano de aferição dos pneus, checagem do desgaste e estado em geral dos pneus, a vida útil deles é prolongada. Sendo assim, no final das contas, representa economia para a transportadora.

6. Manutenção da frota

Muitas empresas realizam a manutenção como forma de remediar a situação. Como resultado, os veículos ficam parados na garagem por mais tempo do que deveriam e isso representa prejuízo para a transportadora.

Ao manter um bom cronograma de manutenção preventiva, a empresa consegue gerar uma boa economia. Afinal gastos com manutenção corretiva frequentemente envolvem troca de peças, o que sai muito mais caro do que fazer a manutenção antes que o problema aconteça.

7. Qualidade dos produtos

Às vezes o barato sai caro. A máxima popular faz sentido quando pensamos no estrago que um óleo lubrificante de má qualidade, por exemplo, faz no motor de um ônibus. 

Veículos de transportes de passageiros são veículos que precisam estar sempre rodando. Portanto, é importante investir em produtos que colaborem para que a performance, a resistência e a durabilidade do carro sejam sempre em alto grau de excelência.

Afinal, isso reduzirá custos com manutenção e melhora a imagem da empresa com os clientes.

Como um software para gestão de passageiros pode ajudar? 

As empresas de transporte precisam lançar mão da tecnologia disponível para otimizar a operação. Paralelamente, a gestão financeira da frota de ônibus também se beneficia do uso dessas tecnologias.

Um software para gestão de passageiros ajuda a trazer fluidez operacional e eleva o nível de serviço oferecido. Isso significa que colabora para a redução de custos e ainda pode gerar mais receita para a empresa.

Um bom software especialista para a gestão de passageiros é composto de alguns módulos. Ou seja, através dos módulos do sistema é possível otimizar a gestão como um todo. 

Módulos de um software de gestão de passageiros

Por ser um sistema modular de software de gestão, esse tipo de tecnologia pode ser modificado para que seja possível adaptá-lo à realidade da empresa. Contudo, é interessante que isso seja feito com sistema nativo, para não interferir na qualidade do produto.

Porém, um bom software de gestão de passageiros possui as seguintes características: 

  • Escala

Gestão da escala dos motoristas;

Gestão da escala dos veículos;

Gestão da escala dos cobradores;

  • Plantão

Gestão de soltura e recolhe

  • Arrecadação

Gestão de arrecadação

Estatísticas das operação

  • Bilhetagem

Gestão de bilhetagem

Gestão de bilhetagem em terminal web

Software para gestão de frota e redução de custos

Um software para gestão de passageiros é uma excelente ferramenta para ajudar na gestão financeira da frota de ônibus. Para isso, o software atua como os olhos do gestor dentro da operação. 

Através desses softwares, amplamente disponíveis no mercado, o gestor consegue verificar se as orientações e políticas da empresa estão sendo seguidas em campo. Afinal, é possível monitorar as viagens e performance de cada veículo e motorista.

Além disso, os softwares possuem gestão de escala. O que significa maior precisão para o setor financeiro contabilizar a folha de pagamento. Fato esse que evita o descumprimento da Lei do Motorista, e pagamentos em duplicidade, por exemplo. 

A gestão da manutenção da frota também é uma possibilidade com esses softwares. Com eles, é possível registrar dados sobre as manutenções realizadas, periodicidade e recorrência de problemas mecânicos. Dessa forma, é possível visualizar em dados precisos a situação da frota a nível mecânico.

Software para gestão de frota e venda de passagens

A venda de passagens é também um dos setores beneficiados com o uso dos softwares especialistas. A rigor, a gestão financeira da frota se torna muito mais simples quando se tem um software realizando os cálculos. Ou seja, os cálculos feitos dentro da tecnologia são menos suscetíveis à incoerências nos números.

Há ainda, a possibilidade da venda de passagens em terminal web. Essa funcionalidade agiliza muito a venda de passagens em pontos de venda eletrônicos e terceirizados.

Além disso, é possível trabalhar com a modalidade de venda embarcada, no caso de empresas de transporte de passageiros por turismo. Basicamente, o passageiro consegue comprar sua passagem sem ter que se dirigir a um ponto de venda, adquirindo seu ticket com o próprio motorista do Ônibus.

Portanto, isso facilita a vida do passageiro e aumenta o potencial de vendas da empresa.

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