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Você sabe quais são as consequências do erro no cálculo de frete?

O erro no cálculo do frete é algo comum dentro das transportadoras. Afinal, faz parte da rotina de qualquer empresa do setor, e está sujeita a falhas como qualquer outro processo. No entanto, o erro pode ter consequências que pesam no bolso. Então, como evitar problemas nesse fator tão importante?

O frete é o preço a ser pago pelo transporte de algo e é de vital importância para a transportadora. É através dele que vem o lucro da empresa. Ou seja, se o cálculo do frete não é bem feito, considerando todas as despesas e lucros pagos pelo transporte da carga, o lucro da transportadora fica prejudicado.

O cálculo do frete deve ser levado muito a sério, pois é ele que definirá o valor pago pelo embarcador. Erros no cálculo de frete quebram a confiança entre transportadora e clientes. Além de se tornarem uma dor de cabeça imensa para o gestor.

Tanto no âmbito das relações de mercado quanto no quesito retrabalhos, que demandam um tempo de ação muito grande, erros no cálculo do frete devem ser evitados a qualquer custo. Mas como otimizar essa operação? É o que veremos a seguir.

Como se calcula o frete?

Muitas coisas devem ser levadas em conta no momento de calcular o frete, a fim de evitar prejuízos financeiros para a transportadora. Algumas empresas incluem ainda custos específicos ao valor do frete de acordo com os próprios gastos internos e investimentos na entrega.

Nesse sentido, de forma geral, o cálculo do frete é feito considerando basicamente:

  • O peso da carga (bruta ou cubada)
  • Pedágios
  • ICMS
  • TRT (Taxa de Restrição de Trânsito)
  • Ad Valorem
  • Gris (gerenciamento de risco)
  • Taxa de despacho

5 consequências do erro no cálculo de frete que sua empresa deve evitar!

1. Erro no valor cobrado

Obviamente, a primeira consequência do erro no cálculo de frete é a cobrança de um valor errado. Seja para mais ou para menos. Esse tipo de erro pode causar atritos entre a transportadora e seus clientes, pois as tentativas de resolver a situação acaba por aborrecer gestores a longo prazo. Afinal, quando erros são repetitivos, não há padronização de processos, e a comunicação fica falha.

A solução é ter atenção redobrada às etapas que compõem o cálculo do frete para que erros não aconteçam e, quando possível, automatizar essa ação, permitindo que um sistema faça a emissão de documentos fiscais, de forma que todos os dados possam ser gerenciados de forma organizada.

Isso facilita, inclusive, a auditoria do valor de frete cobrado e depositado.

2. Atrasos no recebimento do valor do frete

Quando acontecem erros, eles têm que ser corrigidos. Essa correção e atualização dos valores gera um delay no recebimento do valor do frete. Além desse atraso ser um verdadeiro enrosco na operação, com o tempo prejudica a saúde financeira e causa perda de receita.

3. Atraso no recebimento da carga

Todas as partes envolvidas se prejudicam com o erro no cálculo de frete. Inclusive, e principalmente, o cliente. Quando as correções precisam ser feitas, os documentos fiscais também precisam ser refeitos com o novo valor. Fato que gera atraso no embarque e recebimento das cargas.

Não há nada mais frustrante e dispendioso do que o atraso na entrega das cargas. O cliente fica irritado, e a empresa fica sobrecarregada informando a localização da carga e previsão de entrega.

Além disso, é importante possuir um sistema de rastreamento de carga em constante atualização em tempo real, para que a empresa e cliente fiquem cientes da localização.

4. Prejuízo fiscal

Caso um CTe incorreto já tenha sido bipado em um posto fiscal a SEFAZ não permite o cancelamento, fazendo assim com quem a transportadora pague duas vezes pelos documentos: incorreto e correto.

Quando o assunto é documentação fiscal, erros podem ser alarmantes. Como já abordamos, softwares que emitem e preenchem documentos fiscais de maneira automática são a melhor solução para evitar falhas.

5. Multas

Quando há muitas discrepâncias nos documentos fiscais, isso chama atenção dos órgãos fiscalizadores. Em caso de ser convocada uma auditoria fiscal, a transportadora possivelmente será multada pela presença de documentos com números conflituosos.

Como melhorar a gestão da transportadora?

Dificuldades operacionais como erro no cálculo de frete atrapalham a gestão da transportadora. Assim, em vez de o gestor se dedicar a fazer a empresa crescer e progredir, ele acaba se dedicando a corrigir erros – que nem deveriam ter acontecido.

Cálculo de frete, gestão de multas, emissão de documentos fiscais, são detalhes burocráticos que fazem parte do cotidiano da gestão da transportadora. A melhor forma de melhorar a condução desses detalhes é investindo em um software de gestão integrada (ERP), o mais robusto possível.

ERP para transportadoras

Um bom sistema ERP para transporte de cargas possui os seguintes módulos:

  • WMS (Gestão de armazém)

Diz respeito ao gerenciamento de picking, inventário, histórico de movimentações e aplicativo para um maior controle de tudo o que acontece dentro do armazém desde a entrada da mercadoria até a sua entrega ao destinatário.

  • Comercial

Esse módulo é o que trata diretamente dos fretes, posto que é o responsável por sua cotação. Trata também das questões referentes à tabela de fretes, controle de coleta e SAC.

Tudo o que puder ser automatizado ajuda o gestor a ter maior controle sobre as operações. Isso significa menos erros humanos e otimização do tempo de todos os colaboradores.

  • Controle de frota

É importante saber a situação da frota como um todo, inclusive no momento das entregas. Saber onde a carga está, com quem, qual a previsão exata da entrega. Situação mecânica do veículo.

  • BI (Controle de indicadores de performance)

O BI é um grande aliado do gestor no que diz respeito ao gerenciamento da transportadora. Através dele o gestor consegue ter uma visão ampla de toda a operação. Sendo possível identificar os déficits e potências da empresa.

Investir em um sistema ERP é a melhor forma de melhorar a gestão da transportadora. Por meio do software, o gestor consegue tomar decisões mais assertivas com base em dados da própria operação. 

A adoção de um software de gestão integrada reduz os retrabalhos por erros humanos, visto que automatiza uma série de tarefas operacionais. Com isso a empresa ganha em agilidade e produtividade tornando as operações mais fluidas e intuitivas.

Nesse sentido, a Praxio possui o ERP Avacorp-i, o melhor sistema de gestão integrada para o setor. Quer saber como acabar com os erros de cálculo de frete e melhorar a gestão da sua empresa como um todo? Agende uma demonstração!