Pular para o conteúdo

Últimas Notícias

Auditoria de frete: o que é e como fazer para reduzir custos de cobranças

A auditoria nada mais é do que uma análise cuidadosa e sistemática de todas as atividades da empresa. Ela tem como objetivo verificar se as atividades estão de acordo o planejamento prévio como se foram implementadas com eficiência. Assim também ocorre com a Auditoria de Frete.

Trata-se de um item imprescindível para o bom funcionamento da embarcadora. Afinal, é uma das formas mais eficazes de melhorar a qualidade do transporte e reduzir os custos com os fretes drasticamente.

A auditoria de frete pode evitar grandes prejuízos, já que a avaliação dos custos do serviço. Dessa maneira, é possível identificar duplicidades, erros e cobranças de serviços que não foram realizados. Além de analisar os valores que impactam negativamente no custo e na qualidade do serviço oferecido.

Portanto, a auditoria se tornou um pilar de sucesso para a operação por ter como principal função impedir que a empresa gaste mais do que o necessário pelo serviço de frete. Para esse controle, existem duas formas principais de trabalho: Auditoria manual e Auditoria por Software.

 

Auditoria Manual

Esse tipo de processo acontece quando a empresa realiza toda a auditoria de forma manual. Normalmente, é feita em um arquivo de Excel, que registra toda a documentação recebida pelas transportadoras. Ou seja, as Ordens de Serviço, CTes, Notas Fiscais e recibos de pagamentos são incluídas de forma manual em tabelas.

Essas informações são registradas e só é feito posteriormente uma análise e conferência de conformidade dos valores pelos funcionários da empresa. E isso nem sempre é rápido ou feito de forma assertiva.

A grande vantagem deste modelo de atuação é o uso de planilhas. Ou seja, um sistema simples de implementar e que não exige um investimento alto. Como também, não exige programas de difícil acesso. Além de ser feita pela equipe interna, garantindo segurança de informação e custo baixo.

Porém, existem alguns problemas relacionados a esse tipo de auditoria de frete. Com ele é possível identificar a conformidade da documentação apenas após a entrega dos documentos de transporte. O que é feito muitas vezes só depois de pagar a transportadora.

Outro ponto importante a ser levantado é a quantidade de documentação necessária. O volume de documentos também pode tornar inviável a conferência manual de toda a documentação, caso sua empresa trabalhe com um volume considerável de Notas.

 

Auditoria por Software

Para empresas que contam com uma grande operação na área de transportes e lidam com um volume amplo de notas, automatizar a auditoria de fretes pode ser uma saída mais conveniente e que gera uma boa economia em tempo e rentabilidade.

De forma totalmente online, o software especializado em auditoria de fretes fica responsável pela conferência dos valores de frete, alertando todas as inconsistências e evitando gastos com pagamentos indevidos. O sistema também disponibiliza o cálculo de frete, confirmação de coletas, entregas e pagamentos. Tudo de forma online e em tempo real.

A tecnologia possibilita também uma análise precisa das informações da empresa. Assim, é possível simular cálculos, avaliar o histórico e controlar os gastos. Isso porque a plataforma específica reúne em um só lugar as diferentes informações, o que garante maior controle de operações, facilita na hora da contratação da transportadora, e permite visualizar um panorama das últimas entregas antes de contratar os serviços para as próximas entregas.

O que a Auditoria de Frete pode prevenir

O cálculo do frete é um dos grandes adversários das empresas que contratam esse tipo de serviço. As tabelas complexas que trazem o custo do serviço acabam gerando erros tanto no cálculo e na cobrança do frete, quanto na emissão de documentos.

Neste caso, o software de auditoria pode prevenir os possíveis prejuízos, já que faz o controle em tempo real e emite os documentos de forma automatizada. O sistema também é capaz de evitar possíveis cobranças em duplicidade.

Outro benefício garantido pelo sistema eletrônico é o controle sobre as finanças. A auditoria do frete permite monitorar com precisão os valores por transportadora, também mostra descontos, informa as cobranças e monitora pagamentos para liberação da coleta. Todo esse conhecimento prévio resulta em segurança, lucro e economia.

A tecnologia feita sob medida para uma auditoria de fretes completa para sua empresa também evita a conferência manual, um processo lento e passível a erros.

Assim, fica evidente que o software automatiza os processos e evita gastos desnecessários. Na Praxio, por exemplo, o software de Gestão e Auditoria de Frete reduz até 11% do custo de frete das embarcadoras.

Com o auxílio de solução de TMS para o Embarcador, o software garante que a empresa tenha uma gama variada de transportadoras, garantindo um investimento mais assertivo. A plataforma oferece praticidade na consulta de tabelas de fretes, possibilitando decisões mais assertivas em menos tempo.