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5 dicas para o eSocial ser um caso de sucesso na sua empresa

Nos últimos dias, o eSocial voltou a tomar espaço nos principais meios de comunicação brasileiros. Isso porque a Medida Provisória da Liberdade Econômica nº 881/2019, que altera regras trabalhistas, foi aprovada recentemente.

Essa MP contém um dispositivo para mudar o eSocial, e prevê a sua modernização. O burburinho foi grande, pois a maioria das empresas, independentemente do tamanho ou do segmento, apresentaram dificuldades para a implementação de cada etapa do sistema, entre 2018 e 2019.

Ainda assim, existe a expectativa do Governo em lançar uma nova forma de prestar informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas em 2020. Forma essa que os especialistas contábeis desacreditam, pois, segundo eles, dificilmente ocorreria a extinção do eSocial no país.

O mais provável é que haja uma adaptação das regras já definidas pelo eSocial, melhor organizadas em dois novos sistemas. Dessa forma, informações trabalhistas e dados tributários seriam declarados separadamente.

Afinal, o Governo pretende respeitar as empresas que fizeram investimentos para adaptação ao eSocial, tanto em tecnologia como em capacitação de mão de obra. O novo sistema será formulado a partir do próprio eSocial. Apesar de tudo, esse sistema tem cumprido seu papel ao detectar erros ou fraudes.

O que aconteceu com o eSocial até agora

O eSocial surgiu com a finalidade de unificar informações contábeis. Com sua determinação, todos os empresários precisaram atender a diversos requisitos para organizar e declarar dados fiscais.

Mas, mesmo com uma série de etapas de implementação, o eSocial não agrupou as informações de forma eficiente. Por exemplo, é comum no sistema que um mesmo documento tenha que ser declarado mais de uma vez a mais de um órgão.

É pensando em desburocratizar esses processos que o sistema passará por uma modernização. Apesar disso, é preciso ficar atento. Mesmo com a declaração da mudança do eSocial, as obrigatoriedades atuais continuam valendo.

Por isso, não deixe de estar de acordo com o eSocial para aguardar a transição. Afinal, todas as informações prestadas até a modernização do sistema serão importadas para o novo formato. É preciso que a ferramenta seja alimentada normalmente.

O que vai mudar com a modernização?

A alteração tem como base centenas de audiências com entidades representativas. No período de debates, o governo recebeu 119 sugestões de melhoria. Delas, 84% serão atendidas. Dessa maneira, haverá forte redução do número de dados a serem informados pelo empregador. Das 900 informações que o eSocial requer atualmente, cerca de 400 serão descartadas.

Assim, a ideia é simplificar o sistema tanto para quem precisa prestar dados como quem vai recebe-los. Foram ouvidos usuários e desenvolvedores que identificaram os pontos de maior burocracia. A modernização propõe:

• Substituição de obrigações acessórias;

• Não solicitação de dados já declarados;

• Eliminação de pontos de complexidade;

• Simplificação do sistema;

• Integridade e continuidade da informação.

Sempre respeitando o que já foi feito até hoje pelas empresas e seus investimentos. É importante lembrar que o eSocial não mudou em nada a legislação trabalhista e previdenciária. Mas sim, a forma de declarar os documentos competentes a ela.

Como se preparar para os próximos passos do eSocial?

No início do mês, a Praxio esteve na empresa Ótima Transportes (OTTrans) para conhecer mais uma história de sucesso entre seus clientes. A Ótima Transportes utiliza o sistema de gestão ERP Praxio Passageiros para seus processos desde o início de suas operações, em 2015.

Ao relatar todo o aprendizado vivido nesse período, a gerente de Departamento Administrativo, Lindaura Posse, destacou a experiência com o eSocial – desde o início da obrigatoriedade até o contexto atual.

Para Lindaura, o maior desafio foi adequar o modelo anterior às exigências do novo sistema. Para isso, foi necessário grande engajamento e conhecimento técnico das equipes de Folha de Pagamento, TI e os times de Atendimento e Desenvolvimento da Praxio.

A parceria da Praxio foi fundamental nesse período. Também o treinamento presencial e os vídeos gratuitos do EAD tiveram grande papel em todo processo”, afirma ela.

Sandro Moreira, especialista em DP e responsável pelo eSocial no Grupo JCA (1001, Catarinense, Cometa, entre outras empresas) também destacou o empenho da Praxio em todo o processo de envio das informações.

De acordo com ele, desde o início de todo o processo, o aprendizado foi grande para sua equipe. Mas pode destacar a parceria da Praxio nessa experiência:

A Praxio é nossa parceira nas horas difíceis e também nas horas de celebração. O eSocial, hoje, é questão para celebrar!”, diz.

São histórias de sucesso e parceria que comprovam o comprometimento da Praxio com as mudanças inerentes ao mercado.

É compartilhando tais aprendizados que destacamos as 5 principais dicas para o eSocial também se tornar um caso de sucesso na sua empresa. Principalmente com a modernização do sistema! Confira:

1-Não pare o investimento

Conforme visto anteriormente, a modernização do eSocial levará em conta tudo o que foi investido pelos empresários até a mudança. Por isso, nenhum dinheiro foi gasto em vão. Isso significa que os custos em estudo, mão de obra e estrutura relativos ao eSocial devem continuar.

Afinal, é importante manter todo o preparo já conquistado, pois o eSocial não vai acabar. Será necessário o aperfeiçoamento do que já é utilizado. Isso porque, como já falamos, o eSocial não muda a legislação, apenas a forma como são declarados os documentos fiscais.

Portanto, o conhecimento de como a legislação brasileira funciona e quais são os dados importantes para o fiscal ainda será imprescindível para as empresas.

2-Atenção às datas

Também conforme já falamos, a atenção às datas é muito importante. Não apenas aquelas que continuam vigorando antes da modernização, como também os novos prazos.

O calendário previsto pelo comitê gestor do eSocial determina que todas as mudanças no sistema entrarão em funcionamento até o primeiro trimestre de 2020.

Além disso, não deixe nada para ser feito de última hora. Os atrasos podem acarretar em multas.

3-Fique de olho em webinars, e-books e treinamentos

Uma das principais experiências positivas que tivemos com nossos clientes foi a relação entre os funcionários das empresas e o conteúdo que disponibilizamos. Esse conteúdo pode ser webinar, e-book e cursos presenciais ou EAD.

Tais materiais ricos auxiliam a compreender a fundo cada etapa do sistema, bem como tirar dúvidas específicas. Como são publicados ou realizados periodicamente, contém informações atualizadas.

4-Conte com a tecnologia

Primeiro, é preciso se certificar que o software utilizado para a declaração ao eSocial continue a ser compatível com o sistema. Isso é importante para não ocasionar problemas quando as informações geradas forem enviadas.

Além disso, não hesite em buscar ajuda de um sistema de gestão integrada. Além dos benefícios em conectar todas as áreas da empresa, é importante ter os documentos fiscais em ordem para que possam ser repassados com tranquilidade. Uma possibilidade ainda maior é o software em nuvem, que armazena arquivos na rede.

Uma empresa capacitada no gerenciamento de dados é uma mão na roda nesses momentos de transição. Assim, você tem à disposição uma vasta equipe de profissionais especializados para cumprir as etapas.

5-Escolha o melhor atendimento

De forma complementar à dica anterior, quando você conta com um fornecedor para cumprir um projeto tão importante, precisa se certificar de que ele está preparado para realizar o atendimento necessário.

E esse preparo vai além dos conhecimentos no sistema. O tratamento oferecido, bem como os horários de atendimento ao cliente, são informações imprescindíveis para resolver possíveis problemas ao longo da implementação.

Afinal, se algo dá errado, é importante saber que você pode contar com a equipe e resolver divergências com tranquilidade e segurança.

Quer saber mais como a Praxio pode ajudar sua empresa com as mudanças do eSocial? Tire suas dúvidas com a gente!