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5 boas práticas do sistema de gestão de frotas

A tecnologia é uma grande aliada do sistema de gestão de frotas. Quando somada ao olhar atento e dinâmico do gestor, ferramentas de gestão podem ser o grande diferencial competitivo de uma transportadora.

O sistema de gestão de frotas é composto por uma grande gama de operações que quando bem planejadas e executadas tornam o fluxo operacional da empresa otimizado e possibilitam novas receitas.

Processos como manutenção preventiva, controle dos pneus e quilometragem são partes da gestão de frotas que possibilitam uma maior agilidade e eficiência operacional em todos os setores da empresa de transportes.

O que é um sistema de gestão de frotas?

Podemos definir um sistema de gestão de frotas como o guia de planejamentos estratégicos pelos quais o gestor tem como norte para otimizar o uso da frota com melhor custo benefício,  entregando sempre as melhores condições aos clientes.

Por meio de um bom sistema de gestão de frotas é possível aumentar a relevância da transportadora frente ao mercado, cuja competitividade é imensa, através da visualização e controle geral de todas as operações realizadas na empresa.

No caso da gestão de frotas, o gestor tem um desafio duplo: além de administrar, focado em bons resultados, todos os setores de backoffice da empresa, há ainda o desafio de gerir a frota e as operações. Fatos que sem a automação e o extenso uso da tecnologia seria, no mínimo, inviável.

Dá pra imaginar gerenciar tudo isso por meio de cadernetas de anotação? Pois é. Muitas empresas ainda usam isso para tentar administrar a transportadora. Obviamente, torna a gestão extremamente penosa e suscetível a erros que culminam em perdas financeiras.

Portanto, adotar um bom sistema de gestão de frotas, que tenha a tecnologia como um braço forte de ajuda ao gestor, é essencial para o bom andamento do cotidiano na transportadora e expansão de negócios.

Sistema de gestão de frotas VS ERP

Embora os softwares de gestão integrada sejam o que há de mais atual quando o assunto é gestão com a tecnologia como aliada, o sistema de gestão de frotas se difere de um sistema ERP.

Basicamente o ERP é um sistema de gestão integrada de processos internos como um todo; ele atua como um integrador de setores de fato. Todos os setores internos da empresa, o backoffice, se beneficiam das atualizações em tempo real promovidas pelo ERP.

O sistema ERP atua como um integrador dos setores:

Financeiro 

Auxilia com a automação do fluxo de caixa, controle bancário, gestão de contratos e  escrituração fiscal.

Recursos Humanos

O ERP atua como um assistente que fiscaliza as folhas de pagamento, férias, horas trabalhadas e, inclusive, do ponto virtual de presença.

Oficina e materiais

Também é possível ter controle total das operações referentes à oficina. Por exemplo, controle de frota, de manutenção, de pneus, estoque, compras, etc.

Portanto, o sistema ERP seria o melhor sistema para ter uma visão completa das operações internas, enquanto o sistema de gestão de frotas tem apenas a demanda operacional da estrutura da transportadora. Porém, é possível unir as duas ferramentas em um único sistema.

Com o ERP especialista no transporte rodoviário da Praxio já é possível ter as funcionalidades do sistema ERP e do sistema de gestão de frotas.

5 boas práticas do sistema de gestão de frota

1. Mapeamento de processos da operação

Para fazer um bom planejamento futuro é importante conhecer todos os processos pertinentes à empresa. Na prática, isso significa mapear as operações reconhecendo os resultados alcançados e atualizá-los para o atual momento da organização.

Com esse mapeamento o gestor consegue enxergar o que está trazendo benefícios à empresa e o que não está funcionando, para então tomar as medidas cabíveis e mais assertivas quanto forem possíveis.

A tecnologia surge aqui como um meio de automatizar esse mapeamento, que se fosse feito à mão, demoraria muito e não refletiria a realidade do momento dentro da empresa. Com o uso de um bom sistema ERP, esses relatórios de mapeamento são produzidos de maneira automática para o gestor.

2. Metas realistas e análise

Traçar metas realistas só é um objetivo possível se as metas a serem alcançadas se basearem em indicadores de desempenho após minuciosa análise. Objetivos a curto, médio e longo prazos só são estímulos para a empresa progredir, e também dão um norte para colaboradores.

Mas essas metas precisam ser realistas e reais. A única forma de sabê-las é através dos KPI’s pertinentes, esses indicadores de desempenho precisam estar ao alcance do gestor por meio de painéis gerenciais de fácil acesso e compreensão.

É através das análises dos dados do painel gerencial que será possível tomar decisões mais assertivas para a empresa.

3. Controle financeiro: combustível, manutenção e multas

Com o crescimento da empresa e o avanço tecnológico de maneira geral, ter o controle financeiro da transportadora pode se tornar um desafio, isso porque o controle financeiro vai muito além de saber quais contas tem a pagar e quais contas a receber.

O controle financeiro precisa levar em consideração todos os gastos da empresa. No caso de uma empresa de transportes, os gastos com combustível, manutenção, documentos fiscais e multas devem entrar para a conta do controle financeiro. Saber exatamente quando, quanto e por quê se gasta e gastou é essencial.

Um bom sistema de gestão de frotas possui gestão de manutenção onde se enquadram informações sobre panes, troca de peças e sazonalidade das manutenções preventivas, isso torna mais fácil administrar gastos de manutenção que já são previstos e não podem deixar de ser feitos.

O mesmo ocorre com combustível e multas. O combustível pode não estar ao alcance do gestor modificar o preço, mas há meios de negociar com postos parceiros e diminuir os gastos otimizando a rota e estando com a manutenção em dia.

As multas infelizmente acabam fazendo parte do dia a dia. Mas para ter um maior controle sobre essa parte chata da operação é importante que o sistema de gestão de frotas tenha registrado quais motoristas estavam na condução quando a multa foi aplicada para verificar reincidência, por exemplo.

4. Controle de prazos e gestão de compras

Uma empresa de transportes possui uma extensa folha de prazos e compras a serem feitas. Parte suscetível a erro humano na operação. Erro esse que custa muito alto para a transportadora, uma vez que, os juros crescem a olhos vistos quando ocorre atraso.

Um sistema de gestão de frotas é capaz de automatizar certos pagamentos, além de notificar o gestor a cada nova nota fiscal criada. Uma boa dica é investir em um sistema de gestão de frotas com a possibilidade de gestão de venda de passagens, por exemplo, para empresas de transporte rodoviário.

Um sistema ERP robusto possui essa funcionalidade e otimiza a gestão de frotas, pois, integra e facilita as operações financeiras de maneira automática. 

5. Previsibilidade e eficiência

“Imprevistos previstos”. Por melhor que seja o sistema de gestão de frotas, o negócio está sim sujeito a alguns imprevistos e tudo bem! Isso faz parte do setor. Afinal, há uma série de variáveis que interferem na operação.

Entretanto, quando há integração real entre os setores, esses imprevistos são resolvidos de maneira mais ágil e rápida, com fluidez. No caso de um ônibus quebrar, por exemplo, o tempo de manutenção pode ser menor, pois com o controle da manutenção é possível prever o momento de necessidade.

A troca de pneus, as peças mais suscetíveis à pane, quanto tempo o veículo consegue rodar antes da próxima manutenção, então o setor de compras pode se preparar e deixar as peças necessárias previamente compradas, o que interfere diretamente no setor financeiro e assim sucessivamente.

Toda a cadeia produtiva funciona como uma grande orquestra quando o sistema de gestão de frotas é o fio condutor da operação. E isso diminui gradativamente o tempo parado. Quanto menos tempo parado, menos dinheiro desperdiçado.

A Praxio possui o ERP – Globus, uma ferramenta inteligente que reúne o melhor do sistema de gestão de frotas e de gestão empresarial geral. Promovendo a integração entre os setores internos e externos da empresa com o uso da tecnologia de ponta aplicada ao setor.